Kapitel 3.1

Organisationsprofil

Vereinsorgane, Geschäftsführung und Team

Die Mitgliederversammlung der OKF DE ist ein beschlussfassendes Vereinsorgan. Ihr obliegen alle Aufgaben, die laut Satzung ausdrücklich nicht auf ein anderes Vereinsorgan übertragen worden sind. Der Mitgliederversammlung gehören alle ordentlichen Vereinsmitglieder mit je einer Stimme an. Dem Verein gehören 47 ordentliche Mitglieder an, darunter fünf Neuzugänge. Es gibt keine Fördermitglieder. Jedes Jahr findet eine ordentliche Mitgliederversammlung statt. Sie wird vom Vorstand schriftlich oder in elektronischer Form als E-Mail unter Angabe der Tagesordnung einberufen. Aufgrund der Coronapandemie wurde die Mitgliederversammlung am 28.05.2020 digital durchgeführt auf Grundlage der Gesetzesänderung vom 27.03.2020 zur Abmilderung der Covid-19 Folgen für Vereine. Auf der Mitgliederversammlung wurden folgende Beschlüsse gefasst: Der Vorstand wurde entlastet, die Vereinsmitglieder Mark Brough und Timo Lundelius wurden als Kassenprüfer gewählt, der Vorstand wurde im Amt bestätigt und neue Vorstandsmitglieder gewählt, die Solidaris GmbH wurde für die Durchführung der Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2020 bestätigt.

Der ehrenamtlich tätige Vorstand setzt sich aus einem Vorsitz und einem stellvertretenden Vorsitz, der Position Kassenwart:in sowie aus Beisitzer:innen zusammen. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt, die Amtszeit beträgt zwei Jahre, Wiederwahl ist zulässig. Amtierende Vorstandsmitglieder bleiben nach Ablauf ihrer Amtszeit im Amt, bis Nachfolger:innen gewählt sind. Auf der Mitgliederversammlung 2020 wurden vier Vorstandsmitglieder im Amt bestätigt, Vorstandsmitglied Lucy Chambers stand nicht zur Wiederwahl zur Verfügung, vier neue Mitglieder wurden in den Vorstand gewählt.

Mitglieder des Vorstands	bis 28.05.2020	ab 28.05.2020
Vorsitz	Andreas Pawelke	Andreas Pawelke
Stellv. Vorsitz	Lucy Chambers	Jana Wichmann
Kassenwartin	Kristina Klein	Gabriele C. Klug
Beisitzer:in	Daniel Dietrich	Daniel Dietrich
Beisitzer:in	Jana Wichmann	Lea Gimpel
Beisitzer:in	--	Dr. Stefan Heumann
Beisitzer:in	--	Kristina Klein
Beisitzer:in	--	Julia Reda

Zur Führung der operativen Geschäfte hat der Vorstand eine hauptamtliche Geschäftsführung eingesetzt. Der Vorstand delegiert grundsätzlich die operative Ausgestaltung der strategischen Linien an die Geschäftsführung. Dabei handelt es sich sowohl um den inhaltlich-politischen Geschäftsbereich als auch um den organisatorischen und finanziellen Geschäftsbereich. Weiterhin delegiert der Vorstand die Personalverantwortung von Mitarbeiter:innen. Geschäftsführerin der OKF DE ist Dr. Henriette Litta.

Mit durchschnittlich 28 liegt die Zahl der beschäftigten Teammitglieder etwas unter dem Vorjahresniveau (32). Im Programm Jugend hackt lief die Finanzierung einiger Stellen plangemäß zu Jahresbeginn aus; die Projekte Datenschule und Turingbus wurden abgeschlossen. Zum Januar wurde die Position der Geschäftsführung, die seit Juni 2019 kommissarisch ausgeübt wurde, besetzt. Das Programm FragDenStaat konnte dank hoher Spendeneinnahmen personell wachsen. Erstmals konnte ein Syndikusanwalt eingestellt werden, der den Verein auch allgemein berät. Auch eine Entwickler-Position wurde im Projekt besetzt. Bei Jugend hackt wechselte im Januar eine von zwei Programmleitungen. Durch eine mehrwöchige Überlappungsphase konnten Übergaben ausreichend durchgeführt werden. Der überwiegende Teil der Beschäftigten (25) ist im Berliner Büro angesiedelt. Für Jugend hackt sind darüber hinaus zwei Mitarbeitende in Ulm sowie ein Mitarbeiter in Fürstenberg/Havel beschäftigt. Besonders erfreulich ist, dass der Frauenanteil in der OKF DE bei über 55 Prozent liegt. Acht hauptamtliche Teammitglieder üben Leitungsfunktionen aus, wobei die Hälfte weiblich ist.

Qualitätssicherung und interne Kontrollmechanismen

Das interne kaufmännische Kontrollsystem besteht aus einem projektgesteuerten 4-Augen-Prinzip im operativen Geschäft, einer personellen Trennung von Freigabe und Durchführung von Zahlungen sowie der internen Kassenprüfung. Darüber hinaus werden Buchhaltung und Jahresabschluss von externen Steuerkanzlei Winkow ausgeführt, welche eine weitere Kontrollinstanz für das Alltagsgeschäft bildet und vereinsschädigende oder gemeinnützigkeitsschädliche Handlungen direkt an die Geschäftsführung melden würde.

Einmal pro Jahr erfolgt eine Kassenprüfung. Der Bericht der Kassenprüfenden wird auf der Mitgliederversammlung vorgestellt und dient der Orientierung der Mitglieder für die Entlastung des Vorstands. Für die Kassenprüfung werden zwei Vereinsmitglieder auf der MV gewählt. Die Kassenprüfer:innen dürfen nicht aus Vorstand und Belegschaft gestellt werden, um mögliche Interessenskonflikte zu vermeiden. Für das Geschäftsjahr 2019 wurde die Kassenprüfung durch die Mitglieder Mark Brough und Timo Lundelius am 07.05.2020 in den Büroräumen der OKF DE durchgeführt. Die Prüfung ergab keine Beanstandungen.

Interessenkonflikte / Verflechtungen

Acht Teammitglieder sind auch Vereinsmitglieder und damit stimmberechtigt in der Mitgliederversammlung als Aufsichtsorgan. Ihr Anteil macht jedoch einen geringfügigen Anteil der Mitglieder aus und wird nicht als problematisch betrachtet. Ebenfalls Vereinsmitglieder sind die Vorstände. Sie sind ehrenamtlich tätig und erhalten keine Bezüge – weder Gehälter, Aufwandsentschädigungen noch Sachbezüge. Kein Vorstandsmitglied arbeitet vertraglich für den Verein. Es gibt keine finanziellen, persönlichen oder rechtlichen Abhängigkeitsverhältnisse zwischen Vereins-, Vorstands- und Teammitgliedern und anderen an der Finanzierung beteiligten Organisationen. Es bestehen keine Verwandtschaftsverhältnisse innerhalb der Organisation.

Die OKF DE hat einen Verhaltenskodex (Code of Conduct), an dem die Organisation ihr Handeln ausrichtet. Dort sind die Prinzipien Überparteilichkeit, Unabhängigkeit, Finanztransparenz, Kooperation mit Partner:innen, die unsere Werte und Ziele teilen, verankert. Zur Überwachung der Einhaltung und als Ansprechperson für Team und Vorstand wurde die Institution der Ethikbeauftragten eingerichtet, an die sich jede:r wenden kann.

Sozial- und Umweltprofil

• Wir haben flexible Arbeitszeiten und unterstützen mobiles Arbeiten.
• Wir haben klare Regelungen zum Umgang mit Überstunden und Mehrarbeit.
• Fortbildungen innerhalb der Arbeitszeit werden unterstützt und teilweise finanziert.
• Die Geschäftsführerin hat eine “Open-Door-Policy” für alle Teammitglieder.
• Im Team gibt es zwei benannte Vertrauenspersonen für Sorgen und Beschwerden.
• Tiere am Arbeitsplatz sind erlaubt.
• Wir haben alle Vereinskonten bei der GLS Gemeinschaftsbank.
• Wir kaufen viele Büromöbel sowie einen Teil unserer IT-Ausstattung gebraucht.
• Wir verwenden vornehmlich Recyclingpapier, Bürobedarf bestellen wir ökofair.
• Reisen finden in aller Regel mit öffentlichen Verkehrsmitteln statt (2. Klasse); Inlandsflüge buchen wir nur in Ausnahmesituationen; Auslandsreisen sind Ausnahmen; wir haben keine Dienstwagen.

Wir wollen unsere Teammitglieder unterstützen und stärken

Die OKF möchte eine Arbeitsumgebung schaffen und stärken, in der wertschätzend miteinander umgegangen wird. Eine Feedback-Kultur soll Teil unserer Wertestruktur sein, diese gab es bislang nur vereinzelt. 2020 wurde Grundwissen über Techniken des Feedbacks allen Teammitgliedern vermittelt. In den Personalgesprächen ist gegenseitiges Feedback von nun an ein verbindlicher Agendapunkt. Darüber hinaus wurden flächendeckend Zielvereinbarungen eingeführt. Diese sollen dazu beitragen, den Fokus der eigenen Arbeit zu schärfen, den Bezug zwischen Projektarbeit und Organisation zu stärken sowie persönliche Entwicklungsideen umzusetzen. Die Ziele werden am Jahresbeginn vereinbart; zur Mitte eines Jahres findet ein Zwischengespräch statt, um zu besprechen, ob die Umsetzung läuft oder angepasst/zusätzlich unterstützt werden soll. Die Regeln für Arbeitszeit und Überstunden wurden in diesem Jahr schriftlich festgehalten. Ziel der neuen Regelung ist es, die Anhäufung großer Überstundenkonten zu vermeiden und eine gesunde Arbeitskultur zu etablieren.

Corona

Am 16. März 2020 wechselten alle Teammitglieder in das Homeoffice. Der kurzfristige Übergang klappte reibungslos, weil auch schon vor der Pandemie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bestand aufgrund der vorhandenen technischen Infrastruktur (Laptop, cloudbasiertes Dateisystem, Kommunikationstools). Ausnahmslos alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, ihre gesamte Arbeit mobil und flexibel zu erledigen. Ein Minimalbetrieb für das Büro wird möglichst kontaktarm organisiert. Über das Jahr haben wir verschiedene Formate für das Soziale ausprobiert: Check-ins, virtuelle Mittagspausen, Zoom-Bier, Kiezspaziergänge, Quatsch-Channels. Es gibt außerdem einen Hygieneplan für die Büroarbeit, der u. a. Abstandsregelungen und Maximalbelegungen definiert. Für einzelne Projektteams wurde jeweils 1 fester Bürotag definiert, bei dem dieses Team privilegierten Zutritt zum Büro hat, eine Büropflicht besteht aber nicht. Im November wurde allen Teammitgliedern ein Coronabonus ausgezahlt, um beispielsweise Kosten im Homeoffice zu kompensieren. Alle getroffenen Regelungen werden regelmäßig überprüft und ggf. angepasst.